ในปัจจุบันมีความท้าทายมากมายที่เกี่ยวข้องกับภาพรวมของข้อมูล และยังมีเหตุผลอีกหลายประการที่บอกไม่ได้ว่าทำไมถึงมีองค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆที่ต้องการโซลูชันการค้นหาข้อมูลแบบอัตโนมัติเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น
ปริมาณข้อมูลที่กำลังประมวลผลเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ภาพรวมด้านกฎระเบียบที่กำลังพัฒนา และความหลากหลายของเทคโนโลยี (ระบบเดิม, Data Lake, เครื่องมือ SaaS ฯลฯ) ที่จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของความท้าทายที่องค์กรต้องเผชิญ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
องค์กรต่างๆ ใช้แนวทางที่แตกต่างกันโดยอิงตามปัจจัยหลายประการเพื่อจัดการกับความท้าทายด้านข้อมูล แม้ว่าแนวทางที่ถูกต้องอาจแตกต่างกันไปตามปัจจัยภายในและภายนอก แต่ก็มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่องค์กรทำเมื่อพยายามทราบและควบคุมข้อมูลของตน:
- การล็อคดาวน์และการควบคุมดูแลข้อมูลที่มากเกินไป: องค์กรจำนวนมากมีความกังวลว่าจะใช้ข้อมูลขององค์กรในทางที่ผิด ซึ่งส่งผลให้โดนค่าปรับ การละเมิดข้อมูล หรือการสูญเสียความไว้วางใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อควบคุมให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น คือการจำกัดหรือควบคุมข้อมูล หรือการให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลแก่บุคคลในจำนวนจำกัดเพื่อให้ตอบสนองความต้องการของธุรกิจทั้งหมด หรือใช้กระบวนการอนุมัติ และสัญลักษณ์เทปสีแดงระหว่างบริษัทและข้อมูลที่ต้องการ ในระบบเศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่ได้เปรียบทางการแข่งขัน และไม่ใช่โซลูชันที่จะสามารถปรับขนาดสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ได้
- ใช้กระบวนการค้นหาข้อมูลด้วยตนเอง: องค์กรอาจจะเลือกไม่ใช้งานโซลูชันการค้นหาข้อมูลแบบอัตโนมัติ แทนแนวทางแบบแมนนวลที่อาจ จะถูกกว่าและนำไปใช้ได้เร็วกว่า ส่วนใหญ่นั้นแนวทางการค้นหาข้อมูลด้วยตนเองมักจะใช้การส่งแบบสำรวจหรือแบบสอบถามไปยังเจ้าของไอทีเพื่อถามคำถามเกี่ยวกับประเภทข้อมูล วิธีการส่งของข้อมูล และเหตุใดจึงนำไปใช้ แม้ว่าแบบสำรวจและการประเมินจะมีบทบาทสำคัญในโปรแกรมความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการกำกับดูแลข้อมูล แต่การใช้แบบสำรวจเป็นวิธีการเดียวในการค้นหาข้อมูลอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อและทำให้ใช้ทรัพยากรมากเกินไป ซึ่งกลยุทธ์นี้มักจะให้เป็นการทำงานที่ล้าสมัยและไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลที่คุณมีและวิธีการควบคุมข้อมูลดังกล่าว
ถึงแม้ว่าการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและตรวจสอบกระบวนการค้นหาเป็นกุญแจสำคัญในโปรแกรมความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการควบคุมดูแลข้อมูล วิธีการเหล่านี้ควรได้รับการยกระดับควบคู่ไปกับโซลูชันการค้นหาข้อมูลแบบอัตโนมัติเพื่อดูแลรักษาด้านความปลอดภัยที่ทันสมัย
องค์ประกอบสำคัญของโซลูชันการค้นหาข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
โซลูชันการค้นหาข้อมูลอัตโนมัติที่แท้จริงนั้น จะช่วยให้องค์กรต่างๆ เข้าใจข้อมูลของตนในความสัมพันธ์ทางธุรกิจและบุคคลที่สาม ตลอดจนในภาพรวมด้านกฎระเบียบที่ซับซ้อนในปัจจุบัน ซึ่งทำได้โดยการเชื่อมต่อและสแกนระบบไอที ใช้ประโยชน์จาก AI และเทคโนโลยีอื่นๆ เพื่อจัดประเภท ,ติดแท็ก และเพิ่มคุณค่าของข้อมูล จากนั้นจัดทำรายการและดำเนินการกับข้อมูลนั้นในรูปแบบต่างๆ ซึ่งโซลูชันการค้นหาข้อมูลเกือบทั้งหมด จะช่วยให้องค์ประกอบสำคัญเหล่านี้สำเร็จในลักษณะ รูปร่าง หรือรูปแบบ ดังนั้นองค์กรจึงต้องให้ความสำคัญ และประเมินเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กร รวมถึงความสามารถที่ตอบโจทย์ในโซลูชันการค้นหาข้อมูล ได้แก่:
- การค้นหาในระบบที่คุณรู้จักและที่คุณไม่รู้: เครื่องมือค้นหาข้อมูลจำนวนมากกำหนดให้องค์กรต้องรู้จักระบบไอทีทั้งหมดที่ต้องเชื่อมต่อและสแกน ในองค์กรยุคใหม่ ข้อมูลมักจะกระจายระบบไปทั่ว และ Shadow IT จะปรากฏอยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเกือบทุกครั้ง ดังนั้น สิ่งสำคัญคือโซลูชันการค้นหาข้อมูลของคุณที่จะช่วยระบุระบบทั้งหมดของคุณโดยการอ้างอิงแหล่งที่มาของข้อมูลนี้ในธุรกิจ เช่น เครื่องมือ CMDB, IAM, CSP และ CASB เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสินค้าคงคลังที่ถูกต้องในข้อมูลสินทรัพย์ทั้งหมด
- เจาะลึกกว่า metadata : โซลูชันการค้นหาข้อมูลบางอย่างจะสแกนเฉพาะระดับข้อมูล Meta เท่านั้น และพยายามให้ข้อมูลที่คุณมีไม่ต้องวิเคราะห์ข้อมูลจริง บ่อยครั้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่คุณต้องการทราบจะไม่พบในลักษณะนี้ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นกับข้อมูลที่มีโครงสร้าง — บางทีข้อมูลบัตรเครดิตอาจถูกป้อนข้อมูลลงในช่องที่เรียกว่า “หมายเลขโทรศัพท์” โดยไม่ได้ตั้งใจ และส่วนใหญ่เป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น ไฟล์ อีเมล และช่องข้อความอิสระที่มีโครงสร้างเป็นระบบ
- ปรับขนาดตามข้อมูลปริมาณมาก : ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มีข้อมูลขนาดเพตะไบต์ ไม่สามารถปรับขนาดได้เพื่อให้โซลูชันการค้นหาสแกนข้อมูลทุกชิ้นทุกครั้งที่ทำการสแกน แม้ว่าการระบุให้ลึกกว่าข้อมูลเมตาเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ควรใช้วิธีการที่ปรับขนาดได้ซึ่งสร้างความสมดุลระหว่างการสแกนชุดข้อมูลทั้งหมดกับการสแกนตัวอย่างข้อมูลขนาดเล็กตามความเหมาะสม
- AI ได้รับการพัฒนาข้อมูลที่ถูกต้อง: AI, การเรียนรู้ของเครื่อง และเทคโนโลยีอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน ให้เหมาะสมสำหรับการจำแนกประเภทและการเพิ่มคุณค่าของข้อมูลให้ดีพอๆกับข้อมูลที่ได้รับการพัฒนาเท่านั้น มองหาโซลูชันการค้นหาที่พัฒนาเทคโนโลยีตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ เฟรมเวิร์ก และคำจำกัดความของข้อมูลที่ทันสมัยที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าภาพรวมการควบคุมดูแลที่เหมาะสมจะถูกนำไปใช้กับข้อมูลของคุณได้อย่างดี
- ด้านกฎระเบียบของข้อมูล: โซลูชันการค้นหาข้อมูลที่คุ้มค่าจะมีข้อมูลด้านกฎระเบียบอัตโนมัติอยู่ภายใน ดังนั้นองค์กรจึงสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยได้ภายในกรอบเวลาที่กำหนด สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมของคุณค้นหา จัดเก็บ และจัดประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและได้รับการควบคุมอย่างถูกต้อง ตลอดจนตอบรับต่อคำขอข้อมูลได้อีกด้วย
องค์ประกอบสำคัญสุดท้ายที่ต้องพิจารณาคือเมื่อคุณทราบข้อมูลแล้ว คุณจะทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น โซลูชันการค้นหาข้อมูลจำนวนมาก — โซลูชันการค้นหาข้อมูล เมื่อค้นหาข้อมูลแล้ว เครื่องมือเหล่านี้จำเป็นต้องเชื่อมต่อรวมกับโซลูชันอื่นๆ เพื่อช่วยให้ทีมมีความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และควบคุมดูแลข้อมูลขององค์กรให้ดำเนินการได้ในแต่ละทีมที่มีการใช้งานข้อมูลที่แตกต่างกัน
ทีมรักษาความปลอดภัยอาจไม่เพียงต้องการปฏิบัติตามกรอบงานและข้อบังคับเพื่อรักษาบริษัทและข้อมูลให้ปลอดภัย แต่ยังต้องสร้างกระบวนการลดความเสี่ยงของข้อมูลนั้นตั้งแต่วินาทีแรกที่เข้าสู่ระบบการจัดเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร
OneTrust ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณค้นหา จำแนก และตรวจสอบข้อมูลของคุณเท่านั้น แต่ยังมีแพลตฟอร์มเต็มรูปแบบเพื่อช่วยให้ทีมมีความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการควบคุมดูแลข้อมูลในการดำเนินการไปยังปลายทาง กระบวนการกำกับดูแล และการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำในการค้นหาข้อมูล